倉庫管理でペーパーレス化を行えば、どのようなメリットがあるのでしょうか。適切に対応するために、デメリットも把握しておくことが大切です。ここでは、倉庫管理のペーパーレス化のメリットやデメリット、成功事例について解説します。
ペーパーレス化のメリットについて詳しく紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。
倉庫管理では、保管しなければいけない帳票が多く存在します。紙のままだと保管する量も膨大になり、探すのも一苦労です。文書を電子化してペーパーレス化すれば、作業の効率化につながるでしょう。
分かりやすいファイル名を設定すれば瞬時に検索してアクセスできますし、CR（文字認識）機能を活用すれば文書の内容を基に検索することも可能です。外部からもアクセスできるようになるため、場所を選ばず必要な文書を見られるのもメリットです。
文書を紙の状態で保管していると、災害や人的ミスなどにより紛失するリスクがあります。文書が物理的に消失してしまうと、復元するのは不可能です。あらかじめ文書を電子化しクラウド環境に保存しておけば、災害などによる被害を受けることはありません。
また、文書を紛失してしまったとしてもデータさえあれば復元することが可能です。ペーパーレス化することによって、適切なBCP対策にもつながるでしょう。
文書を紙で作成すると、用紙代・インク代・封筒代・郵送料などがかかります。一つひとつの費用は小さいですが、膨大な料を取り扱う場合は大きな費用になるでしょう。ペーパーレス化を行えばこれらの費用を削減し、印刷や封入作業していた人の分の人件費もカットすることが可能です。
また、保管している文書をすべて電子化できれば、文書を保管していた保管スペースや棚、ファイル、キャビネットなどがすべて不要となるため、コスト削減につながります。
ペーパーレス化を実現するためには、専用のシステムを導入する必要があります。しかし、ITシステムを活用することは、ITに苦手意識がある従業員にとって心理的ハードルが高いです。また、これまでの仕事の流れを大きく変えることになるため、ベテラン社員が反発する可能性も。
企業は全社員がペーパーレスに対応できるよう、システムの使い方や基本的な知識を教える必要があります。従業員数が多い企業であれば、大きな負担になるでしょう。
倉庫管理でペーパーレス化を導入したことによる成功事例について紹介します。
以前は、倉庫を熟知した担当者が常にいる必要がありました。しかし、システムを導入したことにより誰でも作業できるようになり、安心してローテーションを任せられるようになりました。
ペーパーレスにより煩雑な伝票作業がなくなったことで、人的ミスが非常に少なくなり作業の効率化が実現。作業時間の短縮だけでなく、ペーパーレス化による伝票紛失の防止や作業人員の削減、在庫管理のリアルタイム化などにもつながっています。
mylogi
EC事業の立ち上げ段階～
月間3,000件程度の物流量
SANTA（三協）
今の業務フローや販売戦略にあわせて
機能を最適化してほしい
クラウドトーマス
倉庫管理を根本的に見直したいものの、
見直しに割ける人的リソースがない
【選定理由】
Google検索「WMSシステム」でヒットした33のシステムの中から、EC事業者向けに特化した19製品をピックアップし、それぞれ以下の条件で選定（2023年5月31日調査時点）。
・mylogi：WMSシステムの中でも、初期費用・月額費用が最も安いため、立ち上げ段階や注文が増え始めた段階でも導入しやすい
・三協：物流専門のSEが在籍しており、カスタマイズ実績数が最も多い（年間300件以上）
・クラウドトーマス：WMSシステムの導入に併せて、現場で倉庫のレイアウトや導線設計、商材配置などをコンサルティングしてくれると公式HPに唯一記載があった企業